文系の夫

文系は作者の気持ちでも考えとくわ


文系は作者の気持ちでも考えとくわ

人間主体の計画を立てる

Excel と今までなかなか仲良くなれていないし、これからもなんとなく距離を置いた付き合いになりそうだと思っているのですが、今日は少しだけ仲良くなれた気がします。

具体的には、今読んでいる本の進捗表を上手に作れたからです。

下の関数を思いつくのに少し時間が掛かり、数学/算数ができないことがだいぶ残念だったのですが…。

=B2+K21/L21*(DATEDIF(B2,TODAY(),"D")+1)

B2 セルには作業着手日を =DATE(yyyy,mm,dd) として入れています。

K21 は全体の作業項目数、L21 は実施済みの作業項目数がそれぞれ入っています。

今回は、今読んでいる本の演習問題の数を数えて、数字を手で入力しました。

上の関数を入力したセルには、計算結果として作業完了見込日付が表示されます。

何かの作業をして「yyyymmdd までに終わらせたい」→「日割り計算すると、1 日に n 個やっていく必要がある。」という皮算用は今までの人生で死ぬほどやってきていますが、皮算用通りに行ったことは 0 回ですね。

「完了しない」という結果しか見えないので、計画が実現しないたびに暗い気持ちになったものです。そして、再計算すると、1 日に n + m 個の作業をしないということが判明して、「そんなペースじゃできないよ」と、一気にやる気がなくなります。

しかし今回作成した進捗表だと、「今のペースだと yyyymmdd に完了見込みだよ。」と Excel が完了することを前提に教えてくれるので、管理される側の私も「その完了日では遅いから、ちょっと頑張ろう。」と思えます。

箇条書きにすると、以下のような違いがあると思います。

  • 日割りの単純計算では、計画通りに行かなかった部分(計画の実行度合い)が把握できないので、完了そのものが怪しく上手くモチベーションを維持できない。
  • 完了見込日を算出する形式にすると、計画通りに行かなかった分も含めて現在のペースならいつ終わるというのが算出されるので、モチベーションの維持が少し簡単になる

計画を立てるときに、期日までの日数を軸に作業数を割り振るというのは、確実に正しい方法だと思うのですが、計画を実行するのは人間である私なので、機械的な(社会的要請に盲従した)割り振りで計画を守ることには強靭な意志の強さが必要です。

一方で、何日か作業を実施してみて、自分のペースを軸に完了日付を計算するようにすれば、「次の試験日には絶対に間に合わないから、次の次に間に合うように落ち着いて頑張ろう」あるいは「この前提条件だと一人じゃ完遂不可能だから、早めに助けを呼ぶ必要がある」といった判断も可能になるかと思います。

やっぱりこう、体力の低下には逆らえなくて、徹夜なんていうことは選択肢から消えてしまいました。(昔は二徹、三徹で大学に行って論文を書いていたし、そんなに辛くなかった)なので、計画を立てる際にも、自分のペースを軸に「実現可能性」という指標を今までよりも重要視する必要があると思っています。もう年齢的に無理はきかない、無理を期待しない、と思うことにしました。

あ、日付とはあまり関係ありませんが、Excel だと簡単に視覚的イメージを作製できるので、例えば A, B, C ある作業のうち、A の進捗は予定より進んでいるけど、C が予定より遅れている、と行ったことも視覚的に判るので進捗のアンバランス化を防ぐという意味でも有用だと思いました。

こういう Excel 管理表やあるいはアプリは誰でも簡単に作れると思うので、作るよりも探す方が早いのかもしれませんが、自分で作ると、当たり前ですが、痒いところに手が届くのと、タダなので、しばらくはエクセルで作製してみて、必要あらば自分で開発してみようかなと思っています。

Kindle から特定の文字列を読み取って、勝手に作業項目を作成してくれるとか素敵かも。今は作業項目の種類や個数は人力で作成していて、そこに工数が掛かるので。あとは、進捗率がある一定水準を下回ったり、作業完了日がある一定より遅れるとなにがしかのお知らせが飛ぶとかですかね。うーん、それは普通すぎるか。

あと、Excel は仕事で多分いちばん付き合うソフトなので、ちょっと勉強して時短に繋げたいというのもありますね。